Vorbemerkungen

Änderungsnachweis

In der Richtlinienversion 1.1 wurden gegenüber der Version 1.0 folgende wesentliche Änderungen vorgenommen:

  • Kap. A.2: Aufnahme des International Converters for Real Estate Data (ICRED).
  • Kap. 2.1/ Abb. 2/ Tab. 2: Aufnahme der neuen Subsets
    5.5 Betriebskosten-Benchmarking
    5.6 Lieferung Bewertungsgrunddaten 5.7 Bewertungsgutachten

Neue Kapitel:
3.10 Betriebskosten-Benchmarking
3.11 Bewertungsgrunddaten
3.12 Bewertung

In der Richtlinienversion 2.0 wurden gegenüber der Version 1.1 folgende Änderungen vorgenommen:

  • Kap. 2,1, 3.13/ Abb. 2, Tab. 2: Aufnahme des neuen Subsets 5.8 Ziel- zu Dachfonds
  • Kap. 2.3/ Abb. 3: Neue Entitäten Partner, Währung und Wertpapiere
  • Kap. 4.3.2: Verweis auf die Adresse der Knowledge Base www.zgif.org
  • Kap. 4.4.1, Anhang H.3 Kap. 2.9: Neue Übergabetabelle Verbindung – CONNECTION.csv
  • Anhang H.1: Überarbeitung bestehender Ausprägungslisten, insbesondere Detaillierung und Harmonisierung der Nutzungsarten
  • Anhang H.3 Kap. 2.9: Änderung der Zuordnung zu einzelnen Perioden
  • Kap. 1.6: Einführung der Rule set
  • Änderung des Subsets 5.1, 5.6, 5.7
  • Neue Datenfelder (siehe Katalogversion 2.0)

A.1 Hintergrund, Zielsetzung und Zielgruppe

A. 1.1 Hintergrund und Zielsetzung

Die deutsche Immobilienwirtschaft wurde in den letzten Jahren durch die Anforderungen internationaler Investoren und die fortschreitende Spezialisierung geprägt. Im Zusammenwirken umfänglicher Dienstleisterketten wird das Produkt "Immobilie" veredelt. Die Qualität der prozessorientierten Zusammenarbeit mit und innerhalb der Dienstleisterkette und eine reibungslose Verzahnung der IT-Systeme stellen die maßgeblichen Erfolgsfaktoren dieses Spezialisierungsansatzes dar. Existieren innerhalb der Dienstleisterkette eines Prozesses Reibungsverluste, beispielsweise aufgrund fehlender, verzögerter oder nicht verfügbarer Informationen, kehrt sich ein potenziell erfolgreicher Ansatz in sein Gegenteil. Erfolgsfaktor guter Zusammenarbeit ist ein eindeutiger, vollständiger und qualitativ hochwertiger Informationsfluss. Was eindeutig, vollständig und qualitativ hochwertig ist, kann ausschließlich anhand der Ziele des jeweiligen Prozesses definiert werden. Der Prozess zwischen Investor und Dienstleister bzw. zwischen Dienstleistern ist dann besonders effizient, wenn die Ziele und Inhalte des Informations- und Datenaustausches eindeutig definiert sind sowie automatisierte Qualitätsprüfungen einen schnellen und effektiven Daten- und Informationsaustausch gewährleisten.

Im Gegensatz zu anderen Ländern wie z.B. USA, Frankreich oder den Niederlanden, existierte bis 2014 in Deutschland kein Standard, nachdem prozessbezogene Daten
zwischen einzelnen Dienstleistern der Immobilienwirtschaft standardisiert ausgetauscht werden. Mit diesem Hintergrund veröffentlichte die gif im Oktober 2014 die Version 1.0 der Richtlinie zum Immobilien-Daten-Austausch ("gif-IDA"). Die gif-IDA weckte seit ihrem Erscheinen nationales und internationales Interesse. Etliche Unternehmen setzen die Richtlinie, das zugrunde liegende Datenmodell und die Subsets zum Datenaustausch ein. Innerhalb der Immobilienwirtschaft ist das Interesse
gewachsen, weitere Subsets in der Richtlinie aufzunehmen. Dieser Anforderung kam die gif im Juni 2016 durch die Aufnahme von drei neuen Subsets zur
Immobilienbewertung und dem Betriebskosten-Benchmarking in der Version 1.1 nach.

In der nun vorliegenden Version 2.0 der Richtlinie zum Immobilien-Daten-Austausch wurden auf Anforderungen der Marktteilnehmer u.a. das Subset 5.8 Ziel zu Dachfonds ergänzt, das Entitätenmodell angepasst sowie Datenfelder und Ausprägungslisten ergänzt.

Dabei durchlief jede der drei erwähnten Richtlinienversionen eine mehrmonatige Greenpaper-Phase, in denen der Richtlinienentwurf einem breiten Fachpublikum zur Einsicht und Kommentierung zur Verfügung gestellt wurde. Sämtliches Feedback wurde durch die Kompetenzgruppe gesichtet, bewertet und in die Richtlinienversion eingearbeitet. Die Greenpaper-Phase wurde durch das Expertengremium abgeschlossen.

A. 1.2 Zielgruppen

Die vorliegende Richtlinie wendet sich an alle Marktteilnehmer, die einen regelmäßigen Datenaustausch zwecks Konzeption, Planung/ Errichtung, Ankauf, Bewirtschaftung und Verkauf von Immobilien und Immobilienprodukten betreiben sowie an Software-Anbieter, die diesen Prozess mit ihren Produkten unterstützen.

A.2 Vorgehen und Abgrenzung

A. 2.1 Vorgehen

Die gif Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung e. V. definiert mit der vorliegenden Richtlinie zum Immobilien-Daten-Austausch in einem Prozessmodell alle relevanten Prozesse, in denen zwischen den einzelnen Markteilnehmern der Immobilienwirtschaft ein Datenaustausch durchgeführt wird. Basierend auf dem Prozessmodell legt die gif alle erforderlichen Datenfelder für eine erfolgreiche Zusammenarbeit fest. Neben dem Prozessmodell wird auch ein hierarchisches Entitäten-Beziehungs-Modell (Entity-Relationship-Modell, ERM) vorgelegt, das eine klare Zuordnung von Mandant, Partner, Darlehen, Wirtschaftseinheit, Grundstück, Gebäude,
Fläche/ Mieteinheit, Mietvertrag, Kondition, Gutachten, Projekten, Währung und Wertpapieren zu einzelnen Informationsobjekten vornimmt. Jedes Datenfeld kann
genau einer oder mehreren Informationsobjekten zugeordnet werden. Die gif fokussiert sich dabei auf die prozessbezogene und zeitstabile Definition der Inhalte der einzelnen Datenfelder, welche einen eindeutigen, vollständigen und qualitativ hochwertigen Informations- und Datenaustausch zwischen Dienstleistern eines Wertschöpfungsprozesses gewährleisten.
Je Prozess können die Akteure vereinbaren, ob sie ausschließlich die wichtigsten Kerndaten des Prozesses, welche mit „CORE“ bezeichnet werden, oder darüber hinausgehende, optionale Daten (sog. „Kann-Daten“) austauschen (siehe auch Kap. 1.6). Um eine höhere Präzision bezüglich der Vereinbarungen zwischen Sender und Empfänger zu erreichen, wurden mit dem neuen Subset 5.8 der Richtlinie 2.0 erstmals Rule Sets eingeführt (vgl. Kap. 1.6). Die Nutzung der Rule Sets wird in weiteren Versionen der Richtlinie auf alle Subsets ausgedehnt werden.

A. 2.2 XML-Schemata und Converter IC-RED

Neben der vorliegenden Richtlinie stellt die gif XML-Schemata gem. gif-IDA zur Verfügung. Die XML-Schemata pro Datenaustauschprozess soll es Dienstleistern und Softwareanbietern ermöglichen, den Austausch von Daten für die einzelnen Prozesse und die jeweiligen Versionen der gif-IDA in qualitätsgesicherter und hochwertiger Form auszutauschen. Neben dem XML-Schema stellt die gif den International Converter for Real Estate Data (ICRED) zur Verfügung.
Der ICRED ermöglicht das Mapping zu anderen Austauschformaten wie z. B. ValXML (BIIS) oder dem französischen FIDJI sowie eine automatisierten Prüfung bzw. Validierung des Schemas. Der Converter kann unter www.icred.eu bezogen werden.

A. 2.3 Abgrenzung Dokumentenaustausch

Die Version 2.0 der Richtlinie beschränkt sich auf den reinen Austausch von Daten und lässt die zugrundeliegenden Dokumente wie z.B. Mietverträge außen vor. Gleichwohl ist das vorliegende XMLSchema so aufgebaut, dass Dokumente und Belege prozessorientiert mitgeliefert werden können.

A.2.4 Andere Initiativen und Standards

Die gif beobachtet national und international unterschiedliche Initiativen zur Standardisierung und bringt sich aktiv bei deren Harmonisierung ein. Nachfolgend
werden die wesentlichen Initiativen erläutert.

Auf nationaler Ebene sind folgende Initiativen erwähnenswert:

  • OpenImmo: Der Verein zur Förderung des Datenaustausches in der Immobilienwirtschaft e.V. (www.openimmo.de) wurde 2001 mit dem Ziel gegründet, den Austausch von Immobiliendaten im Internet zu standardisieren. Der Datenstandard richtet sich schwerpunktmäßig an Software- und Webserviceanbieter und kann über die o.g. Website bezogen werden. Ab der Version 1.2 ist die Verwendung von OpenImmo an eine Lizenzregelung geknüpft.
  • GEFMA: Die German Facility Management Association, GEFMA e.V. (www.gefma.de) veröffentlichte 2017 den Entwurf der Richtlinie 470 Austausch digitaler Daten im FM – Grundlagen und technische Einordnung. Die Richtlinie bietet eine Übersicht über Anforderungen und nutzbare Technologien zum Datenaustausch in der Betriebs- und Nutzungsphase.
  • ARGE Heiz- und Wasserkostenverteilung: In der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V. (www.arge-heiwako.de) haben sich führende Messdienstleister zu einem bundesweit tätigen Fachverband zusammengeschlossen. Gemeinsam mit der Fachvereinigung Heizkostenverteiler und Wärmekostenabrechnungen e. V. (www.fachvereinigung.de) wurden zwei Richtlinien zum Standard- und Voll-Datenaustausch von Objekt- und Messdaten der Verbrauchsmedien Heizung und Wasser entwickelt. Ziel ist ein vollelektronischer Datenaustausch bei der Vorbereitung und Erstellung der Verbrauchskostenabrechnung. Demnach erfolgt der Datenaustausch im Rahmen der Erfassung und Erstellung der Heiz- und Wasserkostenabrechnung in folgenden Datensätzen:
    • A-Satz: Grundinformationen zum Datenaustausch wie Auftraggeber und Auftragnehmer.
    • L-Satz: Grundinformation zur Liegenschaft bzw. Wirtschaftseinheit
    • M-Satz: Daten zu Nutzern/ Mietern der Immobilie
    • B-Satz: Kosten der Liegenschaft
    • K-Satz: Informationen zu Rechnungen bzw. Kosten
    • D-Satz: Nutzungsdaten bzw. Abrechnungsergebnisse
    • E-835: Angaben zu steuerlichen Leistungen
    • E-898: Übersendung von Bildern zu Abrechnungsergebnissen
  • GAEB: Der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB, www.gaeb.de) hat sich zum Ziel gesetzt, die Rationalisierung im deutschen Bauwesen durch eine moderne IT-Infrastruktur zu fördern. Hierbei übernimmt der GAEB die Erstellung und Überarbeitung
    • des Standardleistungsbuches Bau (STLB-Bau) mit standardisierten Texten zur Beschreibung von Bauleistungen für Neubau, Instandhaltung und Sanierung,
    • des Standardleistungsbuches mit standardisierten Texten zur Beschreibung von Bauleistungen für Zeitvertragsarbeiten (STLB-BauZ),
    • von Regelwerken für den elektronischen Datenaustausch und den Aufbau des Leistungsverzeichnisses (GAEB DA) und
    • von Verfahrensbeschreibungen für die elektronische Mengen- und Bauabrechnung (GAEB-VB).

Der Datenaustausch nach GAEB unterscheidet dabei in folgende Phasen bzw. Austauschprozesse:

  • X31 Mengenermittlung
  • X80 LV-Katalog
  • X81 Leistungsbeschreibung
  • X82 Kostenansatz
  • X83 Angebotsaufforderung
  • X84 Angebotsabgabe
  • X85 Nebenangebot
  • X86 Auftragserteilung (inkl. Nachträgen)
  • X89 Rechnung

Softwareunternehmen können ihre Produkte durch den Bundesverband Bausoftware e.V. (BVBS, www.bvbs.de) für die Bereiche „Bauausführung“ und „Ausschreibung Vergabe Abrechnung, AVA“ nach GAEB zertifizieren lassen.

Auf internationaler Ebene haben sich folgende Standards etabliert:

  • FIDJI: Das Format d'Inter Échange de Données Juridiques & Immobilières, (FIDJI, www.format-fidji.org) ist ein in Frankreich entwickelter und etablierter Standard, der den Datenaustausch verschiedener französischer Marktteilnehmer vereinheitlichen soll.
  • INREV: Die European Association for Investors in Non-Listed Real Estate Vehicles (INREV, www.inrev.org) wurde 2002 als europäische Vereinigung nicht gelisteter Immobilien-Investment-Vehikel mit dem Ziel gegründet, Standards u.a. zum Reporting zu etablieren, Marktinformationen zu sammeln und zu veröffentlichtlichen und diese über entsprechende Trainings und Veranstaltungen zu etablieren.
  • REDEX: Die holländische Vereinigung Real Estate Data Exchange (REDEX, www.redex.nl) wurde 2011 mit dem Ziel gegründet, den Datenaustausch zwischen Beteiligten des holländischen Immobilienmarktes auf dem OSCREStandard zu optimieren. Hierzu betreibt REDEX eine eigene webbasierte Plattform zum Datenaustausch mit den Schwerpunkten Portfolio Management-Reporting und Bewertung.
  • OSCRE: Das Open Standards Consortium for Real Estate (OSCRE, www.oscre.org) ist eine in Nordamerika und Großbritannien tätige gemeinnützige Vereinigung, die einen eigenen Standard entwickelt hat und deren Implementierung unterstützt.

Die gif gründete im Mai 2016 gemeinsam mit FIDJI, INREV, OSCRE und REDEX das International Real Estate Data Exchange Councial (IREDEC). Im Februar 2017 traten
das Investment Property Forum (IPF, www.ipf.org.uk) und die Royal Institution of Chartered Surveyors bei. IREDEC hat sich zum Ziel gesetzt, die nationalen Standards zum Datenaustausch zu harmonisieren.

A.2.5 Versionierung und Rückziehen der Richtlinie

Die vorliegende Richtlinie und Subsets werden durch die gif-Kompetenzgruppe Immobilien-Daten-Austausch fortgeschrieben. Dabei werden Richtlinie und Subset versioniert. Wesentliche Änderungen gegenüber vorhergehenden Versionen werden im Kap. Änderungsnachweis zu Beginn der Richtlinie dokumentiert. Die Richtlinie und die Subsets können von der gif aus wichtigem Grund zurückgezogen werden. Ein wichtiger Grund kann beispielsweise technischer Fortschritt bei der Hard- wie auch der Softwareentwicklung sein.

A.3 Ausblick

Die vorliegende Richtlinienversion 2.0 basiert auf den Anforderungen des deutschen Immobilienmarkts. Es wurde ein Standard für einen strukturierten Datenaustausch für die Kernprozesse der Bewirtschaftung und des An- und Verkaufs definiert, bei denen derzeit die größten Datenmengen ausgetauscht werden.

Die Richtlinie soll in den Folgeversionen sukzessive auf weitere immobilienwirtschaftliche Prozesse ausgeweitet und um die Lieferung von zugehörigen Dokumenten zu den jeweiligen Prozessen ergänzt werden. In der Zusammenarbeit mit den IREDEC-Mitgliedern sollen weitere Anforderungen aus dem Ausland und ein Mapping zu weiteren Richtlinien in Zusammenarbeit mit anderen Verbänden und Organisationen berücksichtigt und der Converter ICRED entsprechend erweitert werden. Hierzu ist die Grundlage durch die Zweisprachigkeit (deutsch-englisch) der Richtlinie und des Datenmodells sowie die Transformationsmöglichkeit zu anderen Standards gelegt.

Der Datenaustausch nach gif-IDA sieht in der vorliegenden Version 2.0 keinen Austausch von Dateien innerhalb eines Subsets oder Datenfelds vor, obwohl dies technisch möglich ist. Die Übergabe von Dateien bzw. Dokumententypen, wie z. B. eines Mietvertrags, einer Rechnung oder eines Leistungsvertrags z. B. als pdf-Datei, ist ggf. für eine der nachfolgenden Richtlinienversionen vorgesehen. Bei dem Datenmodell wird eine Beschränkung auf die maßgeblichen Immobiliennutzungsarten Büro, Einzelhandel,
Lager und Wohnen vorgenommen. Das Datenmodell soll zukünftig hinsichtlich der jeweiligen Anforderungen wie z. B. zur Auslastung von Hotelimmobilien, zur Umsatzentwicklung im Einzelhandel oder zu Nebenkostenabrechnungsstrukturen ergänzt werden. Künftig ist die Vergabe eines Gütesiegels bzw. Zertifikats für Softwareprodukte zu einzelnen Kernprozessen vorgesehen. Die Softwareanbieter müssen erfolgreich nachgewiesen haben, dass sie die Vorgaben der gif-IDA einhalten.