4 gif-IDA Austauschformat

4.4 Tabellarischer Austausch per CSV-Dateien

Soweit der Austausch unter nicht zertifizierten Systemen erfolgen muss, sind die nachfolgenden Vorgaben für den tabellarischen Austausch per CSV (Commaseparated values) zu beachten. Hierzu stellt die gif einen separaten Converter zur Verfügung (ICRED). Eine detaillierte technische Beschreibung ist als Anlage H.4 Bestandteil der Richtlinie.

4.4.1 Übergabetabellen

Für den Austausch im CSV-Format können zur fachlichen Definition die mit jedem Subset übergebenen Exceltabellen genutzt werden. Führend bezüglich der technischen Datenfeldbezeichnungen ist die jeweilige XSD Vorgabe.

Folgende Tabellen sind Teil des CSV-basierten Datenaustausches:

  • Metadaten – META.csv
  • Periode – PERIOD.csv
  • Verbindung – CONNECTION.csv
  • Währung – CURRENCY.csv
  • Mandant - COM.csv
  • Währung – CURRENCY.csv
  • Immobilien/Wirtschaftseinheiten –
  • PROP.csv
  • Grundstück – LAND,.csv
  • Gebäude - BUILD.csv
  • Mieteinheit/Fläche - UNIT.csv
  • Mietvertrag – LEASE.csv
  • Vertragsobjekt/Kondition - TERM.csv
  • Partner – PARTNER.csv
  • Leistungsvertrag – CON.csv
  • Projekt - PROJ.csv
  • Darlehen – LOANS.csv
  • Buchungen – BOOK.csv
  • Belege – VOU.csv
  • Gutachten – VALUATION.csv
  • Wertpapiere – SHARES.csv

4.1 Allgemeines

Die Qualität der auszutauschenden Daten hängt im Wesentlichen von der Eindeutigkeit und Überprüfbarkeit definierter Regeln ab. Schon der Sender soll die Qualität der bereitgestellten Daten überprüfen bzw. gegen vereinbarte Regeln validieren können. Grundlegende Regeln müssen auf dieser Basis automatisiert und prüfbar sein. Insbesondere im Rahmen wiederkehrender Austauschprozesse (z.B. monatliches Berichtswesen) ist dieses Qualitätsmerkmal von sehr großer Bedeutung. Sender und Empfänger sollten sich jeweils auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können, statt umfangreiche Ressourcen in Datenqualitätsprüfungen binden zu müssen. Auf Grund dessen hat sich die gif entschlossen, XML-Formate (Extensible Markup Language (engl. „erweiterbare Auszeichnungssprache“) für den Datenaustausch zu empfehlen. Darüber hinaus bieten XML-Dateien die Chance, umfassende Dateistrukturen in einem Dateicontainer plattform- und implementationsunabhängig auszutauschen, insbesondere über das Internet.

Teil der vorliegenden Richtlinie sind XML-Schemen (beziehungsweise XSD für XML-Schema-Definition) je Subset, welche die Struktur der XML-Dokumente beschreiben. Alle zu berücksichtigenden Inhalte, Struktur- und Formatvorgaben sowie zulässige Ausprägungen werden über ein XML-Schema je Subset beschrieben. Mit jeder Version des Datenfeldgesamtkatalogs werden künftig die XML-Schemen aktualisiert sowie entsprechende Validierungsprogramme zur Verfügung gestellt. Alle Versionen des Datenfeldgesamtkatalogs werden dauerhaft mit ihrem jeweiligen XML-Schema je Subset verfügbar sein.

XML-Formate sind nur mit spezialisierten Tools und entsprechenden Fachkenntnissen automatisiert interpretierbar. Daher sind sie als Quelle geeignet, von Softwareanbietern und versierten IT-Abteilungen aufgegriffen zu werden. Das gif-Zertifikat für einen regelkonformen Datenaustausch je Subset wird es ausschließlich für XML-basierte Datenaustauschformate geben. Soweit der Austausch unter nicht zertifizierten Systemen erfolgen muss, wird auf die Vorgaben für den tabellarischen Austausch per CSV (Comma-separated values) im Kapitel 4.4 verwiesen.

4.2 Formatierungsrichtlinien

Informationsobjekt und Identifikationsnummer

Jedes Informationsobjekt benötigt eine eineindeutige Identifikationsnummer (ID). Die Bildung der ID ergibt sich aus den vergebenen Identifikationsnummern des führenden Systems des Senders. Darüber hinaus kann die Identifikationsnummer des Empfängers hinterlegt und ausgetauscht werden. Der Verweis auf andere Vermögenszugehörigkeiten (z.B. Mandant) kann vom Sender erfolgen und wird vom Empfänger übernommen.

Gültigkeiten

Zu allen Informationsobjekten müssen folgende Angaben vorliegen:

• Gültigkeitsbeginn: Zu allen zu importierenden Informationsobjekten muss mindestens der Gültigkeitsbeginn angegeben werden.

• Gültigkeitsende: Ein Gültigkeitsende ist ein Feld, das zu allen Informations-objekten geliefert wird (Wirtschaftsein-heit, Gebäude, Grundstück und Mietein-heiten). Fehlen Angaben zum Gültig-keitsende, so wird eine unbefristete Lauf-zeit angenommen. Soweit die Gültigkeit des Informationsobjektes unbefristet ist (z.B. unbefristeter Mietvertrag), ist das Datenfeld leer zu übergeben.

• Datenbereich: Der Datenbereich gibt das Ziel bzw. den Zweck der zu importierenden Daten an - beispielsweise Plan-, Forecast-, Ist-Daten. Optional kann zusätzlich ein Freitext als Bezeichnung angegeben werden.

• Zusammenlegung von Wirtschaftseinheiten, Gebäuden, Mieteinheiten: Werden bestehende Informationsobjekte (wie z.B. zwei Mieteinheiten) zusammengelegt, so ist das Gültigkeitsende für eines oder beide Informationsobjekte im Quellsystem zu setzen. Es dürfen keine Informationsobjekte im Quellsystem gelöscht werden, da im Rahmen des Datenaustauschs die Datenfelder im Zielsystem nicht entsprechend aktualisiert werden.

Formate

Es gelten für die unterschiedlichen Arten der Datenfelder folgende Formatierungsregeln:

• Dezimalzahldarstellung: nach DIN EN ISO 80000: Trennzeichen ist der Punkt; es gibt keine Zifferngruppierung und Zahlen kleiner als 1 haben eine führende Null.

Beispiele: 0.55, 16332.63456, -44.673

• Negative Werte: Minuszeichen links vor dem Zahlenwert

Beispiel: -200.00

• Informationsobjektkennungen: Es müssen alle für das Informationsobjekt relevanten übergeordneten Informationsobjekte (z.B. Mandant) angegeben werden. Diese werden falls erforderlich vom Empfänger vorgegeben.

Sind für das Informationsobjekt bestimmte übergeordnete Strukturen (z.B. Objektgesellschaft/SPV) nicht relevant, bleibt der Kennungsbestandteil leer.

Nicht vorhandene Kennungsbestandteile werden mit `Füllnullen´ ergänzt. Informationsobjektkennungen sollen nur aus Großbuchstaben A bis Z, Zahlen und den Zeichen '_' oder '-' bestehen, Bsp.: MA0001, MA0001_DE. Insbesondere Sonderzeichen sind in der Kennung der Informationsobjekte nicht zugelassen. Zu neuen Informationsobjekten muss das Feld NAME immer gefüllt werden.

Die Formatierung der unterschiedlichen Werte von Datenfeldern folgt nach folgenden Regeln:

• Prozentwerte: Ohne Prozentzeichen als absoluter Wert

Beispiele:

5% wird zu 0.05

62.75% wird zu 0.6275

110% wird zu 1.10

• Geldbetrag: Angabe als Dezimalzahl zzgl. Währung nach ISO 4217 (Währungsangabe optional, sofern bereits für Entität oder übergeordneter Entität angegeben)

• Länge/Fläche: Angabe als Dezimalzahl. Maßeinheit nach SI-System in „Meter“, optionale Angabe alternativer Maßeinheit nach Ausprägungsliste.

• Datumswerte: Nach ISO 8601: YYYY (nur Jahr), YYYY-MM (Jahr und Monat), YYYY-MM-DD (taggenau)

Beispiel: 6. Dezember 2013 wird zu 2013-12-06

• (Zeit-)Dauer: Nach ISO 8601

Beispiel: 1 Jahr und 3 Monate wird zu P1Y3M

• Wahrheitswert: Aussage trifft zu oder ist falsch

Beispiel: true/ false

• Land: Nach ISO 3166-1 ALPHA-3

Beispiele:

Deutschland wird zu DEU

Vereinigte Staaten von Amerika wird zu USA

• Sprache: Nach RFC 1766

Beispiele: de-DE, de-AT, en-US, en-GB, etc.

4.3 Datenaustausch per XML-Dateien

Mit jeder Version des Datenfeldgesamtkataloges werden künftig XSD-Dateien veröffentlicht, welche das XML-Schema je Subset beinhalten. Das XML-Schema beschreibt in einer komplexen Schemasprache Datentypen, einzelne XML-Schema-Instanzen (Dokumente). Zukünftig werden zusätzlich XSD Vorgaben für Rule Sets veröffentlicht werden, welche als Filter auf die XSDs eines Subsets dienen. Eine detaillierte technische Beschreibung ist als Anlage H.3 Bestandteil der Richtlinie.

4.3.1 Elemente des XML-Datenaustauschformates

Das gif-Austauschformat besteht aus folgenden Elementen:

  • Inhalts- und Strukturdaten: Informationen zu allen im Rahmen des Datenaustausches übergebenen Dateien, sowie der Stamm-/Metadaten zum eigentlichen Datenaustausch wie Erstell-/Validierungsdatum, Version, Ersteller, Sprache, etc. (siehe Dateibeschreibung maniftest.xml, mimetype, type, meta.xml)
  • Datendateien: Gemäß der vorgegebenen Formatstruktur enthalten diese Elemente die eigentlichen Daten des Austausches. Werden mehrere Perioden ausgetauscht, stehen diese Dateien je Periode zur Verfügung (siehe Dateibeschreibung maindata.xml, periods.xml).
  • Dokumente: Optional können zu jedem Datum begleitende Dokumente (z.B. Mietverträge, Rechnungen,…) übergeben werden (siehe Beschreibung objects-Verzeichnis).
  • Schemata: Optional können zu jeder XML-Datei die jeweils gültigen Schemata übergeben werden.
  • Rule Sets: Etwaig vereinbarte Rule Sets sind ein festes Element des Datenaustauschformates.

Der Datenaustausch aller Elemente erfolgt über einen gezippten Datencontainer (zgif). Das gezippte gif-Datenaustauschformat (kurz: zgif) ist das zentrale Format zur Übertragung von prozessbezogenen Daten, wie es von der gif definiert wird. Die Dateiendung "zgif" wurde gewählt, vor allem da diese noch keine andere Bedeutung als Dateiendung in der IT besitzt. Somit ist eine Verwechselungsgefahr ausgeschlossen. Das "z" steht für "zip" - wodurch direkt klar wird, dass es sich um einen ZIP-Container handelt, welcher mit einem üblichen ZIP-Decoder entpackt werden kann. Der zweite Teil "gif" entspricht der Abkürzung der Herausgeberin des Formates, der gif.

4.3.2 Online Wiki

Das gesamte XML-Format wird im Detail in der Knowledgebase der gif e.V. beschrieben. Sie ist unter www.zgif.org frei verfügbar. Unter anderem stehen detaillierte Informationen zur Verfügung:

  • Vorgaben zum Auslesen der zgif-Dateien
  • Beispieldownloads