2.0 Datenaustausch in der Immobilienwirtschaft

2.1 Prozesse des Datenaustauschs

Mit dem Lebenszyklus einer Immobilie sind verschiedenste Kernprozesse verbunden. Die einzelnen Prozesse werden in der GEFMA-Richtlinie 100-1 in neun Lebenszyklusphasen bzw. Kernprozesse strukturiert. Von der Produktkonzeption einer Immobilie bzw. eines Investmentvehikels (1), über die Planung (2), die Errichtung und dem späteren Umbau einer Immobilie (3 und 7), der Vermarktung und Beschaffung (4 und 5), dem laufenden Betrieb inkl. einem evtl. Leerstand (6 und 8) bis hin zur Verwertung (9) werden unzählige Informationen zwischen wechselnden, spezialisierten Dienstleistern und Eigentümern ausgetauscht. Sowohl die Fragestellungen als auch die Antworten sind dabei stets abhängig von den Zielen und Aufgaben des Fragenden und des Antwortenden. Ob alle Kommunikationsprozesse erfolgreich verlaufen, hängt maßgeblich davon ab, ob sich die Beteiligten bezüglich der zu liefernden Inhalte und Qualitäten einig sind. Der Informationsaustausch zwischen den Akteuren muss daher eng an den Anlass des Austausches beziehungsweise der Aufgabe der Akteure gekoppelt werden. Die mit den Prozessen verbundenen Ziele definieren die Inhalte und Methoden des Informationsaustausches. Die vorliegende Richtlinie orientiert sich konsequent an den Lebenszyklusphasen nach der GEFMA-Richtlinie 100-1 und unterteilt diese in sechs Kernprozesse (Produktkonzeption, Planung, Errichtung, Vermarktung und Beschaffung, Betrieb und Leerstand und Verwertung) der Immobilienwirtschaft gem. Abb. 2.

Abb. 2: Kernprozesse, Subsets und Rollen nach gif-IDA

In der vorliegenden Richtlinien-Version 1.0 hat sich die gif bei der Definition der Subsets auf die wesentlichen Kernprozesse Ankauf, Bewirtschaftung und Verkauf von Immobilien gem. Tab. 1 konzentriert. Die Richtlinie wird kontinuierlich fortgeschrieben und um weitere Subsets ergänzt.

Tab. 2 Kernprozesse und Subsets nach gif-IDA
Nr. Prozesse und Subsets
1 Konzeption
2 Planung
3 Errichtung, Umbau
3.1 Bauprojekt-Berichtswesen
4 Vermarktung, Beschaffung
4.1 Lieferung an Vermarktungskanal
4.2 Kaufmännische Due Diligence
4.3 Vermietungs-Benchmarking
5 Betrieb und Leerstand
5.1 Laufendes operatives Berichtswesen
5.2 Laufendes buchhalterisches Berichtswe-sen
5.3 Laufendes Finanz-Berichtswesen
5.4 Portfolio Benchmarking
6. Verwertung

2.2 Rollen und Rollenmodell

Eine „Rolle“ im Prozessmodell nach gif-IDA ist eine Funktion, in die ein Sender oder Empfänger innerhalb eines Kernprozesses tritt. Die Rollenverteilung unter den Akteuren ist eine veränderliche Größe bei den verschiedenen Prozessen. So nehmen nahezu alle Akteure im Laufe des Immobilienlebenszyklus verschiedene Rollen ein. So kann ein Unternehmen beim Ankauf einer Immobilie in der Rolle des Käufers als „Empfänger“ auftreten, wohingegen es beim Verkauf der gleichen Immobilie als „Sender“ auftreten kann. Innerhalb der Richtlinie wurden für den Immobilien-Daten-Austausch gem. Abb. 2 folgende Rollen als relevant identifiziert:

  • Eigentümer, Fonds-/ Investment Manager
  • Portfolio Manager
  • Asset Manager
  • Property Manager
  • Facility Manager
  • Bilanzbuchhalter
  • Vermarktungskanal
  • Wertgutachter
  • Benchmarking-Dienstleister
  • Architekt
  • Bauunternehmer
  • Finanzaufsicht
  • Mieter

Dieses klassische Rollenmodell kann auch bei Service-Kapitalanlagegesellschaften (Service-KAGs) Anwendung finden. Dabei nimmt die Service-KAG sowohl die Rolle des Eigentümers als auch eines Asset Managers ein.

Da alle Akteure in der Regel wechselnde Rollen einnehmen, d.h. mal Empfänger und mal Sender sind, müssen prozessorientierte Daten in Abhängigkeit zum jeweiligen Geschäftsmodell von allen Akteuren sowohl verarbeitet sowie bereitgestellt werden können. Das o.g. Rollenmodell baut dabei auf die gif-Richtlinie zum Real Estate Investment Management (REIM) auf.

2.3 Datenmodell und Entitäten (Informationsobjekte)

Der Richtlinie liegt ein hierarchisch aufgebautes immobilienwirtschaftliches Datenmodell zugrunde. Die immobilien-wirtschaftliche Ausprägung zeigt sich insbesondere in der Zuordnung jedes Datenfelds zu einem sogenannten Informations-objekt. Dabei stellt das „Informationsobjekt“ in einem Datenfeld die hierarchische Zuordnung des Datenfelds innerhalb des Datenmodells sicher. Einem Datenfeld kann immer nur ein Informationsobjekt zugewiesen werden. So wird z.B. das Datenfeld „Grundstücksfläche“ eindeutig dem Informationsobjekt „Grundstück“ zugeordnet. Informationsobjekte können im Datenmodell auf unterschiedlichen Ebenen und mehrfach auftreten. Gem. Abb. 3 wird in insgesamt zwölf Informationsobjekte unterschieden. Jedes im Datenaustausch zu berücksichtigende Informationsobjekt be-nötigt eine eindeutige Identifikations-nummer. Die Identifikationsnummer ist jeweils fester Bestandteil jedes Subsets. Beim wiederholten (z.B. monatlichen) Datenaustausch folgt die Vergabe der Iden-tifikationsnummern folgenden Prinzipien:

  • Immobilien-Identifikationsnummer: Diese wird stets vom Empfänger vorgegeben.
  • Verwaltungsübergang: Existiert die Immobilie bereits im Eigentum des Empfängers bevor der Sender mit der Verwaltung/dem Management beauftragt wurde, übernimmt der Sender initial alle Identifikationsnummern des Empfängers. Neue Identifikationsnummern für neue Informationsobjekte (z.B. für neue Mietverträge, Flächen) werden vom Sender vergeben und vom Empfänger übernommen.

Abweichende Regelungen müssen zwischen Sender und Empfänger ausdrücklich vereinbart werden.

Die eindeutige hierarchische Zuordnung von einzelnen Datenfeldern innerhalb eines Subsets lassen sich sowohl Daten zu einem Objekt als auch Daten zu einem oder mehreren Portfolien übermitteln.
Zugeschnitten auf den jeweiligen Prozess werden daher im Kapitel 3 jeweils die erforderlichen Informationsobjekttypen je Prozess benannt.

  • I.1 Mandant (COM): Der Mandant ist die oberste juristische Ebene der zu übergebenden Daten.
    Beispiel: ABC GmbH
  • I.2 Wirtschaftseinheit (PROP): Die Wirtschaftseinheit (WE) fasst mehrere sachlich zusammenhängende Wirtschaftsgüter zusammen. Sie beinhaltet ein bzw. mehrere Grundstücke und/oder ein bzw. mehrere Gebäude. Die Wirtschaftseinheit setzt sich i.d.R. aus WE-Nr., Land, Postleitzahl, Stadt und Straße inkl. Hausnummer zusammen. Soweit eine Wirtschaftseinheit über mehrere Gebäude mit unterschiedlichen Adressen verfügt (z.B. City Caree) und das entsprechende ERP-System die Angabe einer führenden Adresse fordert, so ist die für die Wirtschaftseinheit die maßgebliche Adresse zu hinterlegen.
    Beispiel: 1200, Deutschland, 12345 Musterstraße 45, Müllerstraße 10-14
  • I.3 Grundstück (LAND): Als Grundstück bezeichnet man im deutschen Sachenrecht einen räumlich abgegrenzten Teil der Erdoberfläche, der im Grundbuch auf einem gesonderten Grundbuchblatt (§ 3 GBO) geführt wird. Dabei kann ein Grundstück aus mehreren Flurstücken bestehen.
  • I.4 Gebäude (BUILD): Ein Gebäude ist umbauter Raum, der aus einzelnen oder mehreren Räumlichkeiten und Etagen besteht. Gebäude unterhalb einer Wirtschaftseinheit werden fortlaufend nummeriert. Ein Gebäude kann eine separate Straße, Postleitzahl und Stadt umfassen.
    Beispiel: Gebäude 17 oder Müllerstraße 12
  • I.5 Mieteinheit (UNIT): Die Mieteinheit stellt die kleinste vermietbare Einheit dar. Eine Mieteinheit wird i.d.R. charakterisiert durch Mieteinheit-Nr., verschiedene Flächen (z.B. vermietbare Fläche nach Aufmaß, Nebenkostenabrechnungsfläche, Heizkostenabrechnungsfläche) Nutzung, Geschoss und Lage.
    Beispiel: 12345676 Büro 1. OG li
  • I.6 Mietvertrag (LEASE): Der Mietvertrag verbindet eine oder mehrere vertraglich angemietete Mieteinheiten miteinander. Ein Mietvertrag umfasst i.d.R. die Mietvertragsnummer und den Namen des Mieters.
    Beispiel: 233-12223-22344; ABC GmbH
  • I.7 Kondition (TERM): Die Kondition entspricht der Vertragsbedingungen bezogen auf eine Mieteinheit. Sie verbindet den Mietvertrag mit einer Mieteinheit. Bei dem Informationsobjekt Kondition wird in verschiedene Konditionsarten (z.B. Grundmiete, Umsatzmiete, Nebenkostenvorauszahlung, Mehrwertsteuer etc.) unterschieden.
    Beispiel: Büro 1 OG, ABC GmbH
  • I.8 Darlehen (LOAN): Ein Darlehen ist ein schuldrechtlicher Vertrag. Das Darlehen setzt sich i.d.R. aus der Darlehens-Nr. und dem Darlehensgeber zusammen.
    Beispiel: 1234 Musterbank GmbH
  • I.9 Projekt (PROJ): Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, mit definiertem Anfangs- und Endtermin. Ein Projekt innerhalb des Datenmodells nach gif-IDA umfasst eine Projekt-Nr. und eine Kurzbeschreibung des Projekts.
    Beispiel: 1234 Fassadensanierung
  • I.10 Wertgutachten (VAL): Das Informationsobjekt Wertgutachten soll dem Austausch des festgestellten Gutachtens inkl. der zugrundeliegenden Daten zu einem bestimmten Stichtag dienen. Zum Wertgutachten gehören die Gutachten-Nummer sowie eine Kurzbeschreibung.
    Beispiel: 12356 Gutachten 1Q 2012
  • I.11 Konto (ACC): Das Konto bzw. der Buchungssaldo stellt die Summe aller getätigten Buchungen auf einem Finanzbuchhaltungskonto innerhalb einer Buchungsperiode dar. Ein Buchungssaldo setzt sich aus einzelnen Buchungen zusammen. Ein Buchungssaldo umfasst den Buchungswert, die entsprechende Währung sowie ein Soll- oder Habenkennzeichen.
    Beispiel: 456,78 EUR
  • I.12 Buchung (BOOK): Jede Buchung stell eine Transaktion auf dem Konto da. Eine Buchung umfasst die Werte (Netto, Brutto, etc.) und die entsprechende Währung. Zu einer Buchung können mehrere Belege existieren.
    Beispiel: 632,95 EUR
  • I.13 Beleg (REC): Der Buchungsbeleg kann mehrere Buchungen erzeugen. Mehrere Buchungsbelege auf einem Finanzbuchhaltungskonto in einem Buchungszeitraum ergeben einen Buchungssaldo. Ein Buchungsbeleg umfasst den Buchungswert und die entsprechende Währung.
    Beispiel: 678,90 EUR
  • I.14 Leistungsvertrag (CON): Bei einem Leistungsvertrag handelt es sich um eine vertragliche Vereinbarung, der ein Kreditor, eine Leistung (wie z.B. Wartung Aufzugsanlagen) und eine Leistungsvertragsnummer zugordnet sind.
    Beispiel: 1234-13 Muster FM GmbH Wartung Aufzüge

Die Position eines Informationsobjektes im Datenmodell ist durch die hierarchische Beziehung der Informationsobjekte unter-einander definiert. So lässt sich z.B. ein Gebäude nur einer Wirtschaftseinheit zu-ordnen. Die Identifikationsnummer jedes Informationsobjektes gibt Auskunft über dessen Position im Datenmodell. Die Informationsobjekte stehen gem. Abb. 4 in folgender hierarchischen Beziehung zueinander:

Abb. 3: Hierarchie der Informationsobjekte

Oberhalb der Wirtschaftseinheit kann es weitere Zuordnungen zu hier nicht abgebildeten Zwischenebenen (Objektgesellschaften, Portfolios, Teilportfolios, Darlehenstranchen etc.) geben. Diese werden durch Einträge von Ausprägungen bzw. Schlüssel in dafür vorgesehenen Datenfeldern bei der Wirtschaftseinheit abgebildet. Im Rahmen des Datenaustausches gemäß gif-IDA werden die entsprechenden Identifikationsnummern (z.B. Mandanten- oder Gesellschaftsnummern) vom Empfänger vorgegeben und übermittelt.