3.6 Laufendes operatives Berichtswesen (Subset 5.1)

3.6.1 Inhalt und Ziel des Prozesses

Im Rahmen des laufenden Berichtswesens innerhalb der Immobilienbewirtschaftung versorgt der Property Manager als Sender den Asset Manager, Portfolio Manager und
Eigentümer, Fonds-/ Investment Manager als Empfänger mit architektonischen, vertraglichen und buchhalterischen Bewirtschaftungsdaten zu einer Wirtschaftseinheit bzw. einem Immobilienportfolio aus seinem ERP-System.

Ziel der strukturierten Datenübermittlung ist eine möglichst vollständige Abbildung wesentlicher Daten der laufenden Bewirtschaftung (Vermietungssituation, Flächenübersicht etc.) in der Asset Management- oder Portfolio Management-Software als Zielsystem. I.d.R. erstellt der Asset oder Portfolio Manager daraus Managementauswertungen für den
Eigentümer oder die finanzierende Bank. Darüber hinaus benutzt der Asset Manager die Daten zur Steuerung des Property Managers bzw. zur Entwicklung von Handlungsempfehlungen.

3.6.2 Rollen

Der Property Manager tritt mit den Daten aus seinem ERP-System als Quellsystem als Sender auf. Je nach vergebener Leistungstiefe an die einzelnen Dienstleister befinden sich Eigentümer, Portfolio Manager und Asset Manager in der Rolle des Empfängers.

Tab. 7: Rollen im operativen Berichtswesen
Sender
Property Manager
Empfänger
Eigentümer/ Fonds-/ Investment Manager
Portfolio Manager
Asset Manager

3.6.3 Entitäten (Informationsobjekte)

Vom Property Manager werden alle zur Bewirtschaftung erforderlichen Entitäten (Informationsobjekte) an den jeweiligen Empfänger übergeben, also:

  • Wirtschaftseinheit
  • Gebäude
  • Mieteinheit/-fläche
  • Mietvertrag
  • Vertragsobjekt/Kondition
  • Partner
  • Konto
  • Buchung (optional)
  • Beleg (optional)

3.6.4 Importzeiträume

I.d.R. werden die Daten zwischen Property Manager und den einzelnen Empfängern monatlich ausgetauscht. Da neben den Stammdaten einer Immobilie auch Bewegungsdaten ausgetauscht werden, einigen sich Sender und Empfänger i.d.R. auf einen monatlichen Buchungsschluss (z.B. jeweils der Monatsletzte) und einen Zeitraum für die Qualitätsprüfung der Stamm- und Bewegungsdaten (z.B. 4 Kalendertage). Die Datenbereitstellung erfolgt dann am 5. Kalendertag des Folgemonats bzw. dem darauf folgenden Werktag.

3.6.5 Prozessspezifische Besonderheiten

3.6.5.1 Zukunftswerte

Alle bilanziell berücksichtigten Immobilien müssen beim Import enthalten sein. Alle im Quellsystem aktivierten, zukünftigen Mietverträge sind mit zu exportieren. Zu den künftigen Verträgen sind die künftig geltenden Konditionen (z.B. Mieten) und Flächen zum Zeitpunkt des Vertragsbeginns mit zu übergeben. Künftige (alle) Mietkonzessionen sind ebenso in die Lieferung einzuschließen.

3.6.5.2 Buchungen

Soweit die Kontenpläne im Quell- und Zielsystem unterschiedlich sind, wird ein einmaliges Kontenmapping zwischen den beiden Systemen durchgeführt. Ziel des Mappings ist es, alle übergebenen Buchungen automatisiert den Kennzahlen des Zielsystems zuordnen zu können. Nach Möglichkeit sollten Kontenkreise zugeordnet werden, um den laufenden Pflegeaufwand bei Kontoergänzungen gering zu halten.

Zu allen Entitäten (Informationsobjekte) sollen jeweils alle Buchungen übergeben werden. Soweit der Kontenplan im Quelloder Zielsystem angepasst wird, ist das entsprechende Mapping anzupassen.

Abb. 4: Kontenmapping

Buchungen werden als Buchungssaldo aus der Finanzbuchhaltung zu den Kostenstellen/Buchungsobjekten Mandant und Immobilie geliefert. Hier gelten folgende Prämissen:

  • Es werden die Ergebnisse aller Finanzbuchhaltungskonten übergeben (0000000001 bis 9999999999). Zu folgenden Kostenstellen/Buchungsobjekten werden alle Konten vom Quellsystem an das Zielsystem übergeben:
    • Mandant (COM) > vollständige Bilanz und GuV über das Kontenmapping und die einzelnen Buchungssätze inkl. der jeweiligen Sach- und Finanzkonten
    • Immobilie (PROP) > GuV, Cashflow-Daten über die Aggregation einzelner Buchungen mit Konten zu Cash-Flow-Positionen, Buchwerten und Abschreibungen
  • Bei Bestandskonten: Lieferung des kumulierten Periodenwertes (Saldo per …) Beispiel: 10, 20, 35, 50, 30, …. Bilanzwerte sind jeweils ab Beginn des Geschäftsjahres (Year-To-Date, YTD) zu liefern, auch wenn sie keiner Veränderung unterliegen. Dies stellt sicher, dass Korrekturen in vorherigen Buchungsperioden mitgeliefert werden.

  • Erfolgskonten: Lieferung des monatlichen Saldos (für monatliche Planungs-Scheiben) Beispiel: 10, 10, 15, 15, -20, ….

3.6.5.3 Kondition

Die Konditionsarten des Quell- und des Zielsystems müssen einmalig einander zugeordnet werden. Ziel des Mappings ist es, alle übergebenen Konditionsarten automatisiert den Konditionsarten des Zielsystems zuordnen zu können (vgl. Mapping der Kontenpläne).