3.8 Laufendes finanzbuchhalterisches Berichtswesen (Subset 5.3)

3.8.1 Inhalt und Ziel des Prozesses

Mit diesem Prozess werden real gebuchte Werte des Bilanzbuchhalters an den Eigentümer bzw. den Portfolio Manager, Asset Manager und Property Manager zurückgegeben. Dies umfasst alle anfallenden Kostenarten:

  • Bewirtschaftungskosten (Operating Expenses, OpEx),
  • Ausgaben für Investitionen (Capital Expenditures, CapEx) und
  • Ausgaben auf Gesellschaftsebene (Corporate Overheads)

Ziel des Datenaustauschs ist die Übergabe aller erforderlichen Buchungsinformationen zur Übernahme der GuV und Bilanz auf der jeweiligen Gesellschaftsebene.

3.8.2 Rollen

Der Property Manager tritt mit den Daten aus seinem ERP-System als Quellsystem als Sender auf. Je nach vergebener Leistungstiefe an die einzelnen Dienstleister befinden sich Eigentümer, Portfolio Manager und Asset Manager in der Rolle des Empfängers.

Tab. 9: Rollen im finanzbuchhalterischenBerichtswesen
Sender
Bilanzbuchhalter
Empfänger
Eigentümer/ Fonds-/ Investment Manager
Portfolio Manager
Asset Manager
Property Manager

3.8.3 Informationsobjekte

Zwischen Bilanzbuchhalter sowie dem Eigentümer, Portfolio Manager, Asset Manager bzw. Property Manager werden Daten zu folgenden Informationsobjekten ausgetauscht:

  • Konto
  • Buchung
  • Beleg

3.8.4 Importzeiträume

Der Import erfolgt i.d.R. monatlich für alle bereits geschlossenen Monate eines gewählten Geschäftsjahres ("Year-To-Date"). Dabei ist zu beachten, dass das Kalenderjahr von dem Geschäftsjahr abweichen kann. Bei Bedarf kann auch ein täglicher Importrhythmus vereinbart werden.

3.8.5 Prozessspezifische Besonderheiten

3.8.5.1 Buchungen

Bezüglich der Finanzbuchhaltungskonten bezieht sich der monatliche Datenimport auf alle gebuchten, historischen Monate eines geöffneten Geschäftsjahres. Statt der Lieferung von Korrekturbuchungen, Stornos etc. muss eine vollständige Lieferung aller Daten der gebuchten, historischen Monate eines Geschäftsjahres erfolgen. Alle Importwerte werden als Monatswerte erwartet.

Soweit die Kontenpläne im Quell- und Zielsystem unterschiedlich sind, wird ein einmaliges Kontenmapping zwischen den beiden Systemen durchgeführt. Ziel des Mappings ist es, alle übergebenen Buchungen automatisiert den Kennzahlen des Zielsystems zuordnen zu können. Nach Möglichkeit sollten Kontenkreise zugeordnet werden, um den laufenden Pflegeaufwand bei Kontoergänzungen gering zu halten.

Abb. 6: Kontenmapping

Zu allen Informationsobjekten sollen jeweils alle Buchungen übergeben werden. Soweit der Kontenplan im Quell- oder Zielsystem angepasst wird, ist das entsprechende Mapping anzupassen.

Buchungen werden als Buchungssaldo aus der Finanzbuchhaltung zu den Kostenstellen/Buchungsobjekten Mandant und Immobilie geliefert. Hier gelten folgende Prämissen:

  • Es werden die Ergebnisse aller Finanzbuchhaltungskonten übergeben (0000000001 bis 9999999999). Zu folgenden Kostenstellen/ Buchungsobjekten werden alle Konten vom Quellsystem an das Zielsystem übergeben:
    • Mandant (COM) > vollständige Bilanz und GuV über das Kontenmapping und die einzelnen Buchungssätze inkl. der jeweiligen Sach- und Finanzkonten
    • Immobilie (PROP) > GuV, Cashflow-Daten über die Aggregation einzelner Buchungen mit Konten zu Cash-Flow-Positionen, Buchwerten und Abschreibungen
  • Bei Bestandskonten: Lieferung des kumulierten Periodenwertes (Saldo per …) Beispiel: 10, 20, 35, 50, 30, …. Bilanzwerte sind jeweils ab Beginn des Geschäftsjahres (Year-To-Date, YTD) zu liefern, auch wenn sie keiner Veränderung unterliegen. Dies stellt sicher, dass Korrekturen in vorherigen Buchungsperioden mitgeliefert werden.
  • Erfolgskonten: Lieferung des monatlichen Saldos (für monatliche Planungs-Scheiben) Beispiel: 10, 10, 15, 15, -20, ….