3.7 Laufendes buchhalterisches Berichtswesen (Subset 5.2)

3.7.1 Inhalt und Ziel des Prozesses

Neben der architektonischen und vertragsrechtlichen Datenübergabe zur Immobilie erfolgt eine Übergabe der monatlichen Ein- und Auszahlungen vom Property Manager an den beauftragten Bilanzbuchhalter. Dies umfasst i.d.R. die Bewirtschaftungskosten (Operating Expenses, OpEx) und, soweit durch den Property Manager gebucht, die Ausgaben für Investitionen (Capital Expenditures, CapEx). Die Vertragspartner können zusätzlich zur Übergabe der Salden zu den Finanzbuchhaltungskonten auch die Übergabe aller Auszahlungsbelege vereinbaren.

Ziel der Datenübermittlung ist die Abbildung aller kreditorischen und debitorischen Buchhaltungsdaten bei dem Bilanzbuchhalter, sodass dieser ggf. unter Berücksichtigung von Buchungen zu Darlehen und Steuern eine Monats-, Quartals- bzw. Jahresbilanz erstellen kann..

3.7.2 Rollen

Der Property Manager tritt mit den Daten aus seinem ERP-System als Quellsystem als Sender auf. Je nach vergebener Leistungstiefe an die einzelnen Dienstleister befinden sich Eigentümer, Portfolio Manager und Asset Manager in der Rolle des Empfängers.

Tab. 8: Rollen im finanziellen Berichtswesen
Sender
Property Manager
Empfänger
Bilanzbuchhalter

3.7.3 Informationsobjekte

Zwischen dem Property Manager und dem Bilanzbuchhalter werden folgende Informationsobjekte ausgetauscht:

  • Konto
  • Buchung
  • Beleg

3.7.4 Importzeiträume

Der Import erfolgt monatlich für alle bereits geschlossenen Monate eines gewählten Geschäftsjahres ("Year-To-Date"). Dabei ist zu beachten, dass das Kalenderjahr von dem Geschäftsjahr abweichen kann. Bei Bedarf kann auch ein täglicher Importrhythmus vereinbart werden.

Der monatliche Datenimport bezieht sich jeweils auf alle gebuchten, historischen Monate eines geöffneten Geschäftsjahres. Statt der Lieferung von Korrekturbuchungen, Stornos etc. muss eine vollständige Lieferung aller Daten der gebuchten, historischen Monate eines Geschäftsjahres erfolgen. Alle Importwerte werden als Monatswert erwartet:

  • Saldo/ Wert für den laufenden Monat (z.B. Cashflow- und GuV-Positionen, Instandhaltungskosten, Mieteinnahmen)
  • Wert per Ende des laufenden Monats (z.B.: Bilanzpositionen)

3.7.5 Prozessspezifische Besonderheiten

3.7.5.1 Zukunftswerte

Alle bilanziell berücksichtigten Immobilien müssen beim Import enthalten sein.

3.7.5.2 Buchungen

Soweit die Kontenpläne im Quell- und Zielsystem unterschiedlich sind, wird ein einmaliges Kontenmapping zwischen den beiden Systemen durchgeführt. Ziel des Mappings ist es, alle übergebenen Buchungen automatisiert den Kennzahlen des Zielsystems zuordnen zu können. Nach Möglichkeit sollten Kontenkreise zugeordnet werden, um den laufende Pflegeaufwand bei Kontoergänzungen gering zu halten.

Abb. 5: Kontenmapping

Buchungen werden als Buchungssaldo aus der Finanzbuchhaltung zu den Kostenstellen/Buchungsobjekten Mandant und Immobilie geliefert. Hier gelten folgende Prämissen:

  • Es werden die Ergebnisse aller Finanzbuchhaltungskonten übergeben (0000000001 bis 9999999999). Zu folgenden Kostenstellen/Buchungsobjekten werden alle Konten vom Quellsystem an das Zielsystem übergeben:
    • Mandant (COM) > vollständige Bilanz und GuV über das Kontenmapping und die einzelnen Buchungssätze inkl. der jeweiligen Sach- und Finanzkonten
    • Immobilie (PROP) > GuV, Cashflow-Daten über die Aggregation einzelner Buchungen mit Konten zu Cash-Flow-Positionen, Buchwerten und Abschreibungen
  • Bei Bestandskonten: Lieferung des kumulierten Periodenwertes (Saldo per …) Beispiel: 10, 20, 35, 50, 30, …. Bilanzwerte sind jeweils ab Beginn des Geschäftsjahres (Year-To-Date, YTD) zu liefern, auch wenn sie keiner Veränderung unterliegen. Dies stellt sicher, dass Korrekturen in vorherigen Buchungsperioden mitgeliefert werden.

  • Erfolgskonten: Lieferung des monatlichen Saldos (für monatliche Planungs-Scheiben) Beispiel: 10, 10, 15, 15, -20, ….